El Centro Municipal de Informática (CEMI), en colaboración con la Secretaría General, el Área de Cultura, la Gerencia Municipal de Urbanismo y el Organismo Autónomo de Gestión Tributaria, ha obtenido el Premio a la Buena Práctica sobre Simplificación, por el trabajo Definición del modelo, políticas, procedimientos e instrumentos para la gestión de documentos electrónicos (GDeMA).

El premio reconoce "el esfuerzo realizado para adecuar una gestión documental corporativa a las normas técnicas que establecen el esquema nacional de interoperabilidad y la visión del proyecto en base a la nueva normativa teniendo como punto de mira el archivo único electrónico".

El objetivo del programa desarrollado ha sido la definición, desde el ámbito funcional y normativo, del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos del Ayuntamiento de Málaga (GDeMA).

Dicho objetivo general se ha abordado considerando el cumplimiento de los siguientes objetivos específicos:

• Definición del Modelo de Gestión de Documentos Electrónicos
• Definición de roles y responsabilidades del Sistema
• Definición de las políticas de gestión documental
• Diseño de los procedimientos de gestión documental
• Creación o revisión de los instrumentos y herramientas de descripción

Los beneficios esperados son:

• Garantizar el derecho de los ciudadanos a no tener que presentar los mismos documentos a la administración.
• Facilitar la transparencia: puesta a disposición de los ciudadanos de sus documentos y procedimientos.
• Ofrecer una solución única e integrada a todos los problemas de gestión documental: mejora en los tiempos de gestión.
• Permitir la racionalización en los esfuerzos de todas las etapas de la gestión documental: ingreso, gestión, disposición...
• Permitir cumplir con los requisitos legislativos y reglamentarios, incluidas las actividades archivísticas, de auditoría y de supervisión.
• Permitir la conservación de los documentos como prueba.
• Permitir disponer de los documentos pertinentes de la actividad de negocio en el momento que sea necesario, como apoyo a la  toma de decisiones.
• Garantizar que la información está accesible durante el tiempo que sea necesario (incluso de forma permanente).
• Permitir la gestión en un entorno seguro.
• Identificar los documentos vitales para la planificación de su conservación.

Durante 2015 se ha procedido a la selección y adquisición de la Plataforma Informática soporte a GDeMA. El producto adquirido es INVESDOC Gallery Suite, de Informática El Corte Inglés. El producto está en fase de despliegue en la infraestructura municipal.